Wat is vergaderen?

Wat is vergaderen?

Altijd al willen weten wat vergaderen nou precies inhoudt? In dit artikel kom je te weten wat het is en wat de doelen ervan zijn.

 

Vergaderen is een manier waarbij meerdere mensen bij elkaar komen om te overleggen en af te stemmen met elkaar. Meestal wordt dit gedaan in een onderneming, maar in principe kan dit overal. Ministers vergaderen bijvoorbeeld continu met elkaar en ook in sportverenigingen wordt er vaak vergaderd. Vergaderen is overal nodig waar mensen met elkaar moeten samenwerken.

Tijdens het vergaderen zijn er verschillende rollen nodig om de bijeenkomst succesvol te laten verlopen. Zo heb je een voorzitter nodig die het gesprek leidt. Vaak is dit een belangrijke persoon uit de organisatie. Het is belangrijk dat de voorzitter een natuurlijk overwicht heeft, anders kan het al snel een grote chaos worden.

Daarnaast is er een notulist nodig. Deze persoon noteert in een beknopte samenvatting de belangrijkste punten die tijdens de vergadering besproken en overeengekomen zijn. Deze samenvatting wordt ook wel de notulen genoemd.

Tijdens het vergaderen wordt er gebruik gemaakt van een agenda. Hierin staat vermeld wat er tijdens deze bijeenkomst allemaal besproken moet worden. Ook staat er meestal in aangeven hoeveel tijd men per agendapunt mag besteden. Dit moet ervoor zorgen dat de ontmoeting niet te lang gaat duren. Vergaderingen staan er namelijk om bekend om uit te lopen qua tijd.

 

Verschillende doelen om te vergaderen

Vergaderen kan verschillende doelen hebben. Zo zijn er de brainstormsessies. Hier komt men bij elkaar om nieuwe ideeën op te doen en met elkaar te bespreken. Als men bijvoorbeeld een nieuw product wil verzinnen, dan is deze vorm uitermate geschikt.

Een vergadering kan ook gewoon een manier zijn om informatie uit te wisselen. De mensen die uitgenodigd zijn voor zo een vergadering wisselen dan informatie, kennis en ervaring met elkaar uit. Dit heeft als doel om elkaar beter en slimmer te maken.

Tot slot heb je nog de bijeenkomst waarbij men belangrijke besluiten moet gaan nemen. Er staan nu ingewikkelde thema's op de agenda waar men keuzes over moet gaan maken. Voor- en tegenstanders horen elkaars standpunten aan en er wordt stevig gediscussieerd. Uiteindelijk wordt er een gezamenlijke conclusie getrokken en afspraken worden met elkaar gemaakt. Dit zijn meestal niet de leukste vergaderingen, maar wel een van de belangrijkste.

Vergaderen tips

Tot slot nog een aantal tips om het vergaderen efficiënter te laten verlopen.

Begin altijd op tijd ook al is nog niet iedereen aanwezig. Dit zorgt ervoor dat men in de toekomst het wel uit hun hoofd laat om te laat te komen. Zij missen immers zo een groot deel van de vergadering.

Houd je altijd strikt aan de agenda. Zo blijft de bijeenkomst gefocust en dwaal je niet af van het onderwerp. Doe je dit niet, dan bestaat de kans al snel dat je het over zaken gaat hebben waar je helemaal niet voor bij elkaar gekomen bent.

Nodig alleen mensen uit die echt nodig zijn voor deze vergadering, op de vergaderlocatie in Breda. Zo verspil je niemand zijn of haar tijd en heb je ook geen mensen aan tafel die er niet bij zijn met zijn of haar gedachten.